Las políticas de privacidad son documentos complejos que requieren una gran cantidad de detalles específicos para cada empresa, sitio web o aplicación móvil.
Pero, a veces, las empresas omiten accidentalmente detalles vitales, olvidan una cláusula esencial, recurren a soluciones imperfectas o cometen otros errores que podrían dar lugar a problemas con la legislación sobre privacidad.
A continuación, resumo nueve problemas comunes de la política de privacidad y doy consejos sobre cómo evitarlos.
- Dedicar poco tiempo a la preparación
- No actualice nunca su política de privacidad
- Declarar erróneamente sus actividades de tratamiento de datos
- ¿Qué leyes se aplican a su empresa?
- Utilizar un lenguaje complicado
- No revisar cuidadosamente
- No obtener un consentimiento claro de los usuarios
- Ubicación incorrecta en su sitio web o aplicación
- Utilizar un generador o plantilla no fiable
- Resumen
Dedicar poco tiempo a la preparación
Cuando elabore una política de privacidad, procure no precipitarse en la fase de redacción y preparación.
No me malinterprete, entiendo por qué los empresarios a veces hacen esto: todos queremos que el proceso de creación de los documentos legales necesarios sea rápido, fácil e indoloro.
Pero si no dedica suficiente tiempo a investigar y redactar su política de privacidad por adelantado, causará problemas que pueden volverse en su contra más adelante. Ese dolor podría manifestarse en forma de multas legales masivas y reacciones negativas por parte de sus consumidores.
Incluso si piensa recurrir a un abogado o a una solución integral gestionada, como nuestra Generador de Política de Privacidadhay varias cosas que usted, como empresario, debe preparar.
En concreto, debe determinar:
- ¿Qué leyes de protección de datos se aplican a su empresa?
- ¿Qué datos personales recopila su sitio web, aplicación o plataforma de los usuarios?
- ¿Por qué se recogen los datos y cómo se utilizan?
- ¿Cómo almacenará los datos para mantenerlos seguros?
- ¿Comparte los datos con terceros (y siguen las mismas directrices de privacidad que su empresa)?
Una vez que conozca las respuestas a estas preguntas, le resultará más fácil utilizar Generador de política de privacidad, hablar con un abogado o incluso redactar su propia política de privacidad.
No actualice nunca su política de privacidad
Otro problema de la política de privacidad que debe evitar es no actualizarla o cambiarla después de publicarla en su sitio web o aplicación.
Las políticas de privacidad son documentos vivos que deben reflejar con exactitud sus actividades actuales de recogida y tratamiento de datos. De lo contrario, infringe directamente las leyes de privacidad de datos y corre el riesgo de quedarse atrás a medida que entren en vigor más leyes.
La Ley de Privacidad del Consumidor de California(CCPA) exige a las empresas que actualicen su política de privacidad al menos una vez cada doce meses.
Otras leyes, como el Reglamento General de Protección de Datos (rgpd), le exigen responsabilidades económicas si los datos de su póliza son inexactos o no se ajustan a la realidad.
Cuando preguntamos al abogado especializado en privacidad de datos Anthony E. Saurini, Esq, CIPP/U.S., sobre los principales errores que las empresas deben evitar al elaborar una política de privacidad, nos habló de la importancia de crear una política que pueda adaptarse al futuro.
Según Saurini, "el mayor error que deben evitar los empresarios al crear una política de privacidad global es no anticiparse plenamente a sus futuras necesidades normativas."
"Los organismos reguladores de todas las regiones del mundo han empezado a tratar los datos personales de un individuo como un activo de su propiedad. Sólo en Estados Unidos, multitud de estados individuales han aprobado recientemente legislación sobre privacidad de datos"
Y añade: "Los líderes empresariales ya se están adaptando a esta nueva era de minimización de datos y privacidad por diseño a medida que se desarrolla en todo el mundo, invirtiendo hoy en sus futuras necesidades de cumplimiento de la privacidad de datos."
Dedicar tiempo hoy a establecer un proceso para actualizar su política de privacidad puede ayudar a su empresa a mantenerse al día con el rápido ritmo de la legislación sobre privacidad de datos.
Declarar erróneamente sus actividades de tratamiento de datos
Cuando elabore una política de privacidad para su empresa, evite declarar erróneamente o ser deshonesto sobre sus actividades de tratamiento de datos. En mi opinión, es uno de los peores errores que puede cometer.
Cuando hablamos con la experta en privacidad de datos y abogada Nadine Talaat CIPP/U.S., CIPP/E sobre los principales errores que los empresarios deben evitar al elaborar sus políticas de privacidad, ella estuvo de acuerdo, e inmediatamente mencionó la tergiversación de las prácticas de privacidad.
Talaat dice: "El principal error que los empresarios deben tener en cuenta para evitar cuando crean una política de privacidad para su sitio web o aplicación es alinear su programa de privacidad con su política de privacidad y articular qué datos se están recopilando."
Talaat añade: "La política de privacidad debe coincidir con el programa de privacidad de la empresa. Este importante paso permite tanto el cumplimiento de la normativa empresarial como los derechos de privacidad del usuario. Debe entenderse qué datos se recogen, se procesan y con qué finalidad".
Los organismos reguladores y encargados de hacer cumplir la ley buscan incongruencias entre las acciones de una empresa y lo que dice su política de privacidad, especialmente si los consumidores presentan reclamaciones.
Un ejemplo de ello ocurrió en 2021 en Meta, cuando la Comisión de Protección de Datos de Irlanda multó a WhatsApp con 225 millones de euros (247 millones de dólares) por utilizar una política de privacidad poco clara y transparente en relación con su uso de los datos de los usuarios, lo que ni siquiera es la mayor multa jamás impuesta en rgpd .
"Los empresarios deben ser transparentes sobre los datos personales que recopilan, incluidos los datos que terceros recopilan a través de su sitio web o aplicación. "Para ello, deben conocer la normativa sobre privacidad aplicable en su mercado geográfico, ya sea en Estados Unidos o en el resto del mundo", afirma Talaat.
Y añade: "Aunque Estados Unidos no cuenta con una normativa federal general sobre privacidad de datos, sí existen normas en vigor en varios estados, como la CPRA de California y la VCDPA de Virginia".
"Comprender la normativa aplicable y aplicarla correctamente generará confianza en el usuario. En general, los propietarios de empresas deben estar informados y aplicar las salvaguardias adecuadas para las medidas de cumplimiento de la privacidad."
Generar confianza en el consumidor es esencial para las empresas que operan en línea hoy en día: basta con echar un vistazo a estas alarmantes estadísticas sobre privacidad de datos:
- 1 de cada 5 usuarios lee siempre o a menudo la política de privacidad de una empresa antes de aceptarla.(Centro de Investigación Pew)
- El 48% de los usuarios ha dejado de comprar a una empresa por motivos de privacidad.(Tableau)
- El 33% de los usuarios ha rescindido relaciones con empresas por culpa de los datos.(Cisco)
Asegúrese de que su política de privacidad refleja con exactitud cómo recopila y utiliza los datos personales, y evite modelarla a imagen y semejanza de un competidor o copiarla y pegarla de otro sitio web. De lo contrario, podría acabar pagando literalmente por sus errores.
¿Qué leyes se aplican a su empresa?
Es esencial que no malinterprete qué leyes de privacidad de datos se aplican a su empresa y repercuten en su política de privacidad. Usted es el único responsable de cumplir esa normativa.
La mayoría de las leyes de protección de datos tienen un ámbito de aplicación amplio y afectan a empresas situadas fuera de las regiones en las que la legislación está en vigor. En otras palabras, las empresas no situadas en Europa siguen estando sujetas a la rgpd, al igual que las entidades situadas fuera de California pueden caer bajo la jurisdicción de la CCPA.
A la hora de determinar la legislación sobre protección de datos que afecta a su empresa, también puede resultarle útil responder a las siguientes preguntas:
- ¿En qué jurisdicción se encuentra?
- ¿Dónde se encuentran sus clientes?
- ¿A qué industria o industrias se dedica?
- ¿Hay leyes específicas del sector que deba cumplir?
A continuación, he incluido el umbral legal de 12 de las leyes de privacidad de datos más importantes del mundo y detalles sobre las sanciones por infringir dichas leyes.
Léalas atentamente y tome nota de las que se apliquen a su caso.
| Ley de protección de datos | Umbral legal | Sanciones por infringir la ley |
| Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) | Cualquier organización que recopile, procese o almacene datos personales de individuos ubicados en la Unión Europea (UE) o en el Espacio Económico Europeo (EEE). |
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| Ley de Protección de Datos(Reino Unido rgpd) | Cualquier organización que ofrezca bienes o servicios a ciudadanos del Reino Unido y procese sus datos personales. |
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| Ley modificada de Derechos de Privacidad del Consumidor de California(CCPA/CPRA) | Entidades con ánimo de lucro que operan en California y cumplen una de las siguientes condiciones:
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| Ley de Protección de la Privacidad en Línea de California(CalOPPA) | Cualquier sitio web con visitantes de California entra en el ámbito de aplicación de esta ley. |
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| Ley de Protección de Datos de los Consumidores de Virginia(VCDPA) | Entidades que operan en Virginia o se dirigen a residentes en Virginia que cumplen una de las siguientes condiciones:
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| Ley de Protección de Datos de Connecticut(CTDPA) | Todo responsable o encargado del tratamiento de datos que desarrolle su actividad en Connecticut o produzca productos o servicios destinados a los consumidores de Connecticut. y cualquier responsable o encargado del tratamiento que cumpla una o varias de las siguientes condiciones:
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| Ley de Privacidad de Colorado(CPA) | Controladores que realizan negocios en Colorado o que producen o entregan productos comerciales dirigidos intencionadamente a residentes de Colorado que cumplen uno (o ambos) de los siguientes requisitos:
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| Ley de Protección de la Privacidad Infantil en Internet(COPPA) | Cualquier sitio web o servicio en línea dirigido a menores de 13 años que:
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| Ley de Protección de Datos Personales y Documentos Electrónicos(PIPEDA) | Cualquier organización que recopile y utilice información personal en relación con actividades comerciales, incluida la venta o el intercambio de listas de donantes, miembros o recaudación de fondos, está sujeta a la LPRPDE. |
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| Ley australiana de Protección de la Intimidad de 1988 | Cualquier entidad u organización gubernamental australiana que tenga unos ingresos brutos anuales de 3 millones de dólares. y pequeñas empresas que ganen menos de 3 millones de dólares y que cumplan alguna de las siguientes condiciones:
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| Ley de privacidad de Nueva Zelanda de 2020 | Cualquier persona, organización o empresa del sector público o privado que recopile y posea información personal sobre otras personas. |
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| Ley sudafricana de Protección de Datos Personales(PoPIA) | Cualquier entidad registrada en Sudáfrica que procese datos personales o de personas de cualquier lugar.
Y las entidades situadas fuera del país que subcontraten el tratamiento de sus datos a Sudáfrica. |
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Utilizar un lenguaje complicado
Cuando se trate del contenido de su política de privacidad, evite utilizar jerga innecesaria o jerga jurídica. Estas palabras y frases utilizadas habitualmente por los abogados no suelen ser comprensibles ni accesibles para el lector medio.
Algunas legislaciones, como la rgpd, establecen que las entidades cuyas políticas de privacidad no estén redactadas en un lenguaje sencillo infringen la ley. Este requisito garantiza la transparencia para que todo el mundo pueda leer y entender lo que ocurre con su información personal y sus derechos sobre sus datos.
Del mismo modo, debe evitar escribir grandes muros de texto con enrevesadas frases seguidas.
Cuando elabore su política de privacidad, tenga presente a su público y aplique técnicas de formato de fácil lectura, aprovechando tablas, cuadros, gráficos y listas con viñetas.
No revisar cuidadosamente
Otro problema común de la política de privacidad que debe evitar es descuidar la revisión cuidadosa de su política antes de publicarla, incluso si utiliza una plantilla o un generador de buena reputación.
¿Recuerdas cuando en el colegio tu profesor te recordaba que revisaras tu trabajo? Pues esa lógica también funciona con tu política de privacidad.
Asegúrese de leerlo y compruebe si hay errores, incoherencias o cualquier cosa que haya omitido. También debes comprobar que no haya problemas gramaticales y que sea legible. Puede corregirlo usted mismo o utilizar un corrector gramatical que le ayude en este proceso.
No obtener un consentimiento claro de los usuarios
Dependiendo de la legislación sobre privacidad a la que se acoja, es posible que deba obtener el consentimiento explícito y afirmativo de los usuarios antes de proceder a la recogida de datos. Este requisito se aplica especialmente a rgpd si el consentimiento es una de las bases jurídicas del tratamiento de datos personales.
Si se encuentra en esta situación, asegúrese de presentar a todos los usuarios que accedan a su sitio web o aplicación un enlace directo a la versión más actualizada de su política de privacidad y pídales que realicen algún tipo de acción para demostrar que han leído y aceptado las condiciones que usted describe.
Suelo recomendar el uso de una casilla de verificación, pero asegúrate de que no esté marcada, ya que las casillas de verificación premarcadas no son compatibles con rgpd.
Ubicación incorrecta en su sitio web o aplicación
Otro problema común que querrá evitar con su política de privacidad es colocarla mal en su sitio web o aplicación u olvidarse de publicarla en las zonas necesarias.
Siempre debe tener previsto publicar su política en más de un lugar, pero las ubicaciones exactas dependen de las leyes a las que esté sujeta su empresa.
Por ejemplo, según la CCPA, debe presentar a sus usuarios un aviso en el punto de recogida o antes. Si almacena información personal durante el proceso de pago, debe proporcionar un enlace a su política en la página de pago.
Del mismo modo, si recopilas datos personales de los usuarios cuando crean un inicio de sesión o un perfil nuevo en tu plataforma, también tendrás que poner allí un enlace a tu política de privacidad.
He aquí una lista de los lugares más habituales para incluir un enlace a su política de privacidad:
- El pie de página de su sitio web
- Un menú estático en tu aplicación
- Pantallas de pago o páginas de pago
- Páginas de creación de nuevas cuentas de usuario
- En sus correos electrónicos de marketing
- Formularios de envío de contenidos: si permite que los usuarios publiquen sus creaciones.
- En cualquier formulario que recoja información personal de los usuarios
Utilizar un generador o plantilla no fiable
En Internet hay muchos recursos excelentes sobre el cumplimiento de la privacidad que pueden ayudarle a elaborar una política de privacidad para su empresa. Pero eso significa que también hay una cantidad equivalente de opciones no tan buenas que afirman ser conformes pero que, en realidad, no lo son.
Por tanto, extreme las precauciones cuando descargue un sitio gratuito plantilla de política de privacidad o pruebe un generador de pólizas, y preste atención a estas señales de alarma:
- 🚩 En realidad no preguntan por los datos específicos que recopilas: Esta es una bandera roja porque cada negocio recopila información diferente por diferentes razones. Si no te piden estos detalles, no hay forma de que la política de privacidad refleje con exactitud qué información estás procesando.
- 🚩 No hay preguntas sobre la procedencia de tus usuarios: Saber dónde están ubicados tus usuarios ayuda a determinar si tu negocio entra dentro de ciertas leyes de privacidad de datos. Si un generador no te pide esta información, es probable que pase por alto leyes necesarias que podrías tener que cumplir.
- 🚩 No puedes revisar la política antes de pagar por ella: Si alguien trata de hacer que usted paga antes de llegar a revisar su política de privacidad generada, esta es una bandera roja importante. Usted no quiere gastar más de $ 200 sin llegar a revisar y aprobar la política de primera. Te recomiendo encarecidamente que evites los sitios web que te obliguen a hacerlo.
- 🚩 No tienes que responder a muchas preguntas: Si un generador o plantilla parece muy corto, puede deberse a que le faltan cláusulas esenciales y elementos necesarios para lograr el pleno cumplimiento legal. Desconfía de cualquier política súper corta, ya que es probable que esté incompleta.
- 🚩 No te preguntan sobre el uso de cookies de Internet: Las cookies de Internet se consideran información personal, y muchas leyes de privacidad de datos exigen que permitas a los usuarios optar por cosas como la publicidad dirigida, que a menudo se hace colocando cookies de Internet en los navegadores de tus usuarios. Si una plantilla o generador no contiene nada sobre cookies, probablemente esté incompleta.
Resumen
Si evitas los nueve problemas comunes de la política de privacidad que he tratado en esta guía, estarás preparando tu sitio web o aplicación para un cumplimiento de la privacidad de datos exitoso y sin complicaciones.
También está demostrando a los consumidores que pueden confiarle su información personal.
Merece la pena hacer un esfuerzo adicional para evitar esas cuantiosas multas y las reacciones públicas en el futuro.
Puede ponérselo muy fácil a su empresa utilizando Termly's Generador de Política de Privacidad para personalizar un acuerdo que se adapte perfectamente a sus necesidades de cumplimiento de la privacidad.
descargo de responsabilidad: Toda la información, contenido, materiales y citas presentados en este artículo tienen únicamente fines informativos generales y no constituyen, ni pretenden constituir, asesoramiento jurídico. La información contenida en esta página puede no constituir la información jurídica o de otro tipo más actualizada.
Escrito por Hanna De La Garza
Hanna De La Garza es redactora especializada en privacidad en Termly licenciada en Periodismo por la Universidad de Florida. Crea recursos interesantes sobre privacidad de datos, gestión del consentimiento, actualizaciones normativas y mucho más.
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Revisado por Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP
Masha Komnenic es asesora jurídica y directora de Privacidad Global Termly, y se licenció en Derecho por la Universidad de Belgrado. Está especializada en la implementación, supervisión y auditoría del cumplimiento normativo de las empresas en materia de privacidad (HIPAA, PIPEDA, Directiva sobre privacidad electrónica, rgpd, CCPA, POPIA, LGPD).
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