Buenas prácticas en Política de Privacidad

La política de privacidad de su sitio web no es sólo una necesidad legal, sino una herramienta para generar confianza.

Una buena política de privacidad seguirá algunas buenas prácticas esenciales, como utilizar un lenguaje claro y fácil de usar y mantenerla actualizada.

En esta guía, desgloso todas las mejores prácticas de política de privacidad y explico qué incluir en la suya, cómo estructurarla y mucho más.

Índice

1. Buenas prácticas en Política de Privacidad
2. ¿Necesita su sitio web una política de privacidad?
3. ¿Qué información debe incluir una política de privacidad?
4. Cómo ayuda Termly a las empresas a elaborar una política de privacidad
5. Resumen

Buenas prácticas en Política de Privacidad

Para ayudarle a empezar, he aquí las mejores prácticas que debe seguir al crear su política de privacidad.

Cumpla la legislación aplicable en materia de privacidad

Una de las principales buenas prácticas en materia de política de privacidad consiste en asegurarse de que el documento se ajusta a la legislación aplicable.

Las leyes de privacidad ayudan a proteger los datos de los usuarios, y su política debe reflejar con precisión todas las leyes que se aplican a su empresa.

Algunas de las principales leyes de protección de la intimidad que hay que conocer son

Para obtener más información sobre las principales normativas de privacidad de datos y ver qué cubre Termly , consulte nuestro artículo sobre las leyes que le ayudamos a cumplir.

Sea honesto y transparente

Otra práctica recomendada por ley a la hora de elaborar una política de privacidad es asegurarse de que sea honesta y transparente.

La transparencia es la clave de una política de privacidad sólida porque es un requisito legal y es el propósito literal del documento.

Los usuarios deben saber exactamente cómo se recopilan, utilizan o comparten sus datos.

Si su política de privacidad oculta o entierra información importante, puede acarrear sanciones legales y desconfianza entre sus usuarios.

Un ejemplo

En 2019, Google fue golpeado con una multa de 50 millones de euros por la francesa Comisión Nacional de Protección de Datos (CNIL) en virtud de la rgpd.

¿Por qué? Por "falta de transparencia, información inadecuada y falta de consentimiento válido" sobre cómo se utilizaban los datos de los usuarios para anuncios personalizados.

Este caso pone de relieve la importancia de ser franco sobre las prácticas de datos y proporcionar información clara y accesible a sus usuarios.

Recoger sólo los datos necesarios

Otra buena práctica consiste en limitar la cantidad de datos que se recopilan.

Sólo debe recopilar los datos que necesite.

Pedir demasiado viola las leyes de privacidad, y si empiezas a recopilar información sensible, aumentan tus obligaciones legales.

Es el caso de la rgpd (Capítulo 2, Artículo 5) y la CCPA(Sección1798.100).

Por ejemplo, cuando se trata de servicios de suscripción:

• La información necesaria puede incluir una dirección de correo electrónico, un nombre de usuario y un método de pago.
• La información innecesaria puede incluir la fecha de nacimiento completa y el número de teléfono, a menos que se requiera específicamente para verificar la edad o recuperar la cuenta.

Netflix es un buen ejemplo de recopilación limitada de datos.

Sólo pide una dirección de correo electrónico y la información de pago. Si un usuario opta por un plan con publicidad, solicita información adicional, como la fecha de nacimiento.

Utilice un lenguaje fácil de leer

Las políticas de privacidad deben ser fáciles de entender.

Leyes como la rgpd exigen que las políticas de privacidad se redacten en un lenguaje claro y sencillo, como se indica en el Artículo 12, Sección 1.

Nadie quiere leer un muro de texto lleno de confusa jerga legal.

Debe utilizar una redacción sencilla, frases cortas y una estructura lógica para que su política sea accesible.

Ejemplo de política de privacidad difícil de leer:

"De conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos, es posible que, de vez en cuando, recopilemos, procesemos y conservemos información de identificación personal con el fin de optimizar la participación de los usuarios y garantizar el cumplimiento de los marcos reguladores."

Ejemplo de una política de privacidad fácil de leer:

"Recopilamos y utilizamos su información personal para mejorar su experiencia y cumplir las leyes de privacidad".

Consejo: si su empresa utiliza herramientas de terceros, como plataformas de análisis y otras tecnologías de seguimiento, explique claramente qué datos recopilan y cómo se utilizan.

Echa un vistazo a cómo ServiceArizona hace esto en su política de privacidad, donde mencionan su uso de Google Analytics.

Este es un gran ejemplo de lenguaje claro y transparente.

Formatee de forma sencilla

También es importante que formatee su política de privacidad de manera lógica y sencilla.

Un formato claro y fácil de escanear ayudará a sus usuarios a encontrar rápidamente la información importante.

Considere la posibilidad de utilizar las siguientes técnicas de formato en su política:

• Títulos claros
• Viñetas
• Secciones cortas
• Índice
• Saltar enlaces

Colóquelo en lugares fáciles de encontrar

Es importante que publique su política de privacidad en varios lugares fáciles de encontrar.

Sus usuarios deben poder acceder a su política de privacidad antes de compartir información personal, como al registrarse en una cuenta o realizar una compra.

Coloque enlaces a su política en lugares comunes como los que se indican a continuación.

• Pie de Página
• Formularios de inscripción
• Páginas de pago
• banner de consentimiento de cookies
• Dondequiera que se recojan los datos

Hacer que su política sea fácil de encontrar garantiza que los usuarios sepan siempre dónde buscar si tienen preguntas sobre sus datos y le ayuda a ajustarse a las leyes de privacidad aplicables.

Asegúrese de que está siempre actualizado

Por último, recuerde que las leyes de privacidad y las prácticas de datos evolucionan, y su política de privacidad también debería hacerlo.

Debe revisar y actualizar periódicamente su política para que refleje siempre las nuevas normativas o los cambios en la recopilación de datos.

Cuando realices alguna actualización, házselo saber a tus usuarios mediante:

• Añadir una fecha de "Última actualización
• Enviar una notificación por correo electrónico
• Publicar una actualización del blog
• Utilizar una ventana emergente o un banner del sitio web

¿Necesita su sitio web una política de privacidad?

La mayoría de los sitios web están legalmente obligados a tener una política de privacidad.

Si su sitio recopila datos personales -como nombres, cumpleaños, correos electrónicos, etc.- es probable que necesite uno para cumplir las principales leyes de protección de datos, como la CCPA y la rgpd.

A veces, puede que ni siquiera se dé cuenta de que está recopilando datos personales.

Por ejemplo, si utiliza herramientas como Google Analytics o Facebook Pixel, estos servicios recopilan datos como direcciones IP, comportamiento de los usuarios y otros detalles personales. Es importante asegurarse de tener una política de privacidad que refleje esta información.

Aunque su sitio web no requiera una política, tener una ayuda a generar confianza con sus usuarios.

En un informe de 2023, la Asociación Internacional de Profesionales de la Privacidad (IAPP), compartió que:

"Según el 64% de los consumidores, las empresas que ofrecen información clara sobre sus políticas de privacidad aumentan su confianza".

En última instancia, una política de privacidad demuestra a los usuarios que usted da prioridad a la protección de sus datos, lo que refuerza la percepción que tienen de su empresa.

¿Qué información debe incluir una política de privacidad?

Los detalles específicos de una política de privacidad dependen de la legislación aplicable a su empresa.

Algunas normativas, como la rgpd y la CPA, imponen requisitos estrictos, mientras que otras proporcionan directrices generales.

En las secciones siguientes, le guiaré a través de los componentes clave que su política de privacidad debe cubrir para mantenerla clara, fácil de usar y alineada con los requisitos legales.

Introducción

Todas las políticas de privacidad necesitan una sección introductoria. Puede utilizar este apartado para explicar a quién se aplica la política y definir los términos utilizados a lo largo del documento.

Añadir un índice es útil para que su póliza sea más clara y fácil de leer.

Qué datos recopila

Su política de privacidad debe indicar claramente qué tipos de datos personales recopila de los usuarios. Esto puede incluir:

• Información personal (por ejemplo, nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono).
• Datos de pago (por ejemplo, información sobre tarjetas de crédito o direcciones de facturación).
• Datos del dispositivo y de navegación (por ejemplo, direcciones IP, cookies, tipo de navegador).
• Contenidos generados por los usuarios(por ejemplo, comentarios, reseñas, archivos cargados).

Sea específico sobre los datos que recopila y por qué son necesarios para sus servicios.

Cómo se utilizan los datos

Explique en su política de privacidad cómo procesa los datos recogidos.

Algunos usos comunes son:

• Publicidad dirigida
• Personalizar la experiencia del usuario
• Prestación y mejora de servicios
• Procesamiento de transacciones

Asegúrese de que sus usuarios entienden cómo les beneficia compartir su información y cómo se alinea con las necesidades de su empresa.

Acceso de terceros a los datos

Si comparte datos de los usuarios con terceros, su política de privacidad debe indicarlo:

• Con quién comparte datos (por ejemplo, procesadores de pagos, proveedores de análisis, anunciantes).
• Por qué la comparte (por ejemplo, para procesar pagos, ejecutar anuncios dirigidos).
• Cómo tratan los datos los terceros

La transparencia sobre el acceso de terceros tranquiliza a los usuarios y ayuda a cumplir los requisitos legales.

Derechos de los consumidores sobre sus datos

Los usuarios tienen derecho a controlar sus datos personales, y su política de privacidad debe explicar claramente cuáles son esos derechos. Su política debe cubrir:

• Derecho a acceder a sus datos.
• Derecho a corregir la información inexacta.
• Derecho a suprimir sus datos.
• Derecho a excluirse de la recogida de datos.

Indique claramente cómo pueden los usuarios ejercer estos derechos, por ejemplo mediante un formulario de solicitud de acceso del interesado (DSAR) o un correo electrónico de contacto.

Cookies y otros rastreadores

Si su sitio web utiliza cookies o tecnologías de rastreo similares, su política de privacidad debería:

• Explique qué tipos de cookies utiliza (por ejemplo, esenciales, analíticas, de marketing).
• Aclare por qué los utiliza (por ejemplo, funcionalidad del sitio, seguimiento del rendimiento).
• Proporcionar opciones para gestionar las cookies.

Muchas leyes de privacidad exigen una información clara y el consentimiento del usuario para las cookies no esenciales.

Datos de los niños

Si su sitio web recoge datos de niños, incluya una cláusula ca en su política de privacidad para cumplir leyes como la COPPA.

Incluso si su sitio no está destinado a los niños, es mejor indicarlo en su política. 

Su póliza debe indicarlo:

• Restricciones de edad para la recogida de datos.
• Si se requiere el consentimiento de los padres.
• Cómo se protegen los datos de los niños o cómo se suprimen si se solicitan.

Cláusula de conservación de datos

Su política de privacidad debe incluir una cláusula de conservación de datos, especialmente si está sujeto a la rgpd.

Una cláusula de conservación de datos indica a los usuarios cuánto tiempo se conservan sus datos y por qué.

Su cláusula debe incluir:

• Se conservan los datos de duración.
• Las razones de la retención.
• Cuándo y cómo se borran los datos.

Echa un vistazo a la cláusula de retención de datos de Apple a continuación para ver cómo maneja esto una empresa líder.

Información de Contacto de la Empresa

Todas las políticas de privacidad deben proporcionar a los usuarios la información de contacto de la empresa.

Algunas de las formas en que los usuarios pueden ponerse en contacto con usted para consultas relacionadas con la privacidad podrían ser:

• Un correo electrónico de contacto para solicitudes de privacidad.
• Una dirección física (si lo exige la ley).
• Contacto del responsable de la protección de datos (RPD) (si procede).

Facilitar el acceso a la información de contacto contribuye a cumplir los requisitos normativos y ayuda a los usuarios a ejercer sus derechos.

Cómo ayuda Termly a las empresas a elaborar una política de privacidad

Elaborar una política de privacidad que marque todas las casillas puede ser complicado, pero con Termly es mucho más fácil.

Puede utilizar nuestro Generador de Política de Privacidad para eliminar las conjeturas del proceso.

Hace preguntas sencillas sobre su empresa y elabora una política única basada en sus respuestas, lo que ayuda a garantizar que su política de privacidad sea completa y se adapte a sus necesidades.

Siempre mantenemos nuestras herramientas actualizadas para reflejar las últimas leyes y normativas.

Puede crear rápidamente una política de privacidad personalizada que se ajuste a las principales leyes de privacidad, como la rgpd, la CCPA, CalOPPA, PIPEDA, etc.

Resumen

Una política de privacidad bien elaborada es esencial para cumplir la normativa y generar confianza entre los usuarios.

Si sigue las prácticas recomendadas de Termlyen materia de política de privacidad, podrá crear una experiencia transparente y fácil de usar que mantendrá su sitio web en el lado correcto de la ley y, al mismo tiempo, generará confianza entre sus visitantes.

Para hacerlo aún más fácil, utiliza la herramienta de TermlyGenerador de política de privacidadque te ayudará a seguir todas estas buenas prácticas y muchas más.

Escrito por Natasha Piirainen

Natasha Piirainen es una escritora especializada en privacidad con una licenciatura en Inglés y Filosofía por el Wheaton College y más de 10 años de experiencia profesional en el desarrollo de contenidos basados en la investigación.

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Revisado por Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP

Masha Komnenic es asesora jurídica y directora de Privacidad Global Termly, y se licenció en Derecho por la Universidad de Belgrado. Está especializada en la implementación, supervisión y auditoría del cumplimiento normativo de las empresas en materia de privacidad (HIPAA, PIPEDA, Directiva sobre privacidad electrónica, rgpd, CCPA, POPIA, LGPD).

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