Las organizaciones benéficas realizan una importante labor que a menudo implica la recogida y el tratamiento de datos, como la organización de listas de llamadas, la recopilación de correos electrónicos para boletines o el análisis de la participación de los usuarios para determinar la eficacia de eventos y campañas.
Es importante comunicar el modo en que su organización benéfica utiliza los datos personales en una política de privacidad, de modo que pueda ajustarse a cualquier ley de privacidad de datos aplicable y mantener a sus clientes o donantes potenciales debidamente informados.
A continuación, le explico cómo puede elaborar una política de privacidad para organizaciones benéficas, qué debe incluir, las leyes que pueden afectarla y mucho más.
- Creación de una política de privacidad para organizaciones benéficas
- ¿Qué es una Política de Privacidad?
- ¿Qué leyes de privacidad afectan a las organizaciones benéficas?
- ¿Necesita su sitio web benéfico una política de privacidad?
- ¿Qué debe incluir en la política de privacidad de su sitio web benéfico?
- Dónde mostrar la política de privacidad de su organización benéfica
- Cómo ayuda Termly
Creación de una política de privacidad para organizaciones benéficas
Para empezar, permítame repasar brevemente algunas formas diferentes de elaborar una política de privacidad para su sitio web benéfico.
Utilice un Generador de Política de Privacidad
Una de las formas más sencillas de crear una política de privacidad personalizada para organizaciones benéficas es utilizar la herramienta de TermlyGenerador de política de privacidad.
Nuestro generador hace preguntas sencillas sobre su organización y cómo procesa los datos personales, y crea una política única basada en sus respuestas.
La actualizamos con regularidad para estar al día de las nuevas leyes de protección de datos, y es revisada por nuestro equipo jurídico y nuestros expertos en protección de datos.
Es importante tener en cuenta que algunas organizaciones benéficas pueden estar sujetas a leyes adicionales que no se aplican a las empresas con ánimo de lucro. También pueden aplicarse normativas específicas del sector.
Para obtener orientación sobre el cumplimiento de la legislación, considere la posibilidad de consultar a un abogado o a un experto en privacidad.
Utilice un plantilla de política de privacidad
Algunos responsables de organizaciones benéficas pueden preferir utilizar la plantilla de política de privacidad gratuita plantilla de política de privacidad de Termly.
Requiere más trabajo que el generador, pero sigue siendo fácil de usar e increíblemente personalizable.
Sólo tiene que descargar la plantilla, rellenar manualmente las secciones en blanco con datos sobre su organización benéfica y editar y eliminar las partes que no le correspondan.
También puede añadir o adaptar cualquier idioma según sea necesario.
Redacte su propia política de privacidad
También puede redactar su política de privacidad por su cuenta, pero sólo debe hacerlo si conoce bien la legislación sobre privacidad de datos y tiene muchos conocimientos técnicos.
Si comete un error u omite algo, puede estar poniendo a su organización de beneficencia en riesgo de violar las leyes de privacidad, lo que podría dar lugar a multas significativas.
Recuerde utilizar un lenguaje básico para que todos los usuarios puedan entender lo que están aceptando.
Para más información, lea nuestra guía sobre cómo redactar una política de privacidad en nueve sencillos pasos.
¿Qué es una Política de Privacidad?
Una política de privacidad es un documento que informa a la gente sobre qué datos personales recopila su empresa, por qué y cómo se utilizan.
Estos documentos exigidos por ley deben contener información específica, sobre todo si está sujeto a alguna ley de protección de datos.
Aunque las cláusulas específicas que debe incluir cambiarán en función de las leyes que le sean aplicables, la mayoría de las políticas de privacidad incluyen los siguientes detalles:
- Qué datos personales recoge
- Por qué se recogen los datos personales
- Si comparte o vende los datos a terceros
- Quiénes son los terceros
- Qué derechos tienen los usuarios sobre sus datos personales
- Cómo pueden los usuarios hacer valer sus derechos sobre sus datos
- Información de contacto de su empresa
¿Qué leyes de privacidad afectan a las organizaciones benéficas?
Si su organización benéfica es una empresa con ánimo de lucro, cualquier ley de privacidad podría afectarle. Si su organización benéfica no tiene ánimo de lucro, algunas leyes de privacidad siguen siendo aplicables, mientras que otras las eximen explícitamente:
- Ley de Privacidad de Colorado (CPA): La CPA se aplica a las organizaciones benéficas sin ánimo de lucro que procesan anualmente los datos personales de más de 100.000 consumidores u obtienen ingresos de la venta de datos de más de 25.000 consumidores.
- Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA): Normalmente, la CCPA no se aplica a las organizaciones benéficas. Sin embargo, las organizaciones benéficas sin ánimo de lucro pueden verse afectadas indirectamente si tienen un contrato como procesadores de datos en nombre de un controlador de datos.
- Ley de Protección de Datos de los Consumidores de Virginia (VCDPA): La VCDPA exime a las organizaciones benéficas sin ánimo de lucro. Pero las organizaciones benéficas que trabajan con empresas sujetas a esta ley pueden verse afectadas, por ejemplo, si están bajo contrato como procesador para un controlador.
- Ley de Privacidad de Datos de Connecticut (CTDPA): Esta ley no suele aplicarse a las organizaciones benéficas, pero puede haber excepciones para tipos específicos de tratamiento de datos o asociaciones con entidades con ánimo de lucro
- Ley de Privacidad del Consumidor de Oregón (OCPA): El texto final de la ley y su aplicabilidad a las organizaciones sin ánimo de lucro puede variar, por lo que conviene revisar las excepciones o umbrales que puedan afectar a las organizaciones sin ánimo de lucro.
- Ley de Privacidad del Consumidor de Utah (UCPA): Las organizaciones benéficas sin ánimo de lucro están exentas de la UCPA. Pero, al igual que otras exenciones, las organizaciones benéficas pueden enfrentarse a obligaciones de privacidad en virtud de contratos con empresas con ánimo de lucro.
Las organizaciones benéficas también deben revisar la normativa específica del sector, por ejemplo:
- Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA) para el sector sanitario.
- Ley de Protección de la Privacidad Infantil en Internet (COPPA) para interactuar con niños.
- Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA ) para el ámbito de la educación.
¿Necesita su sitio web benéfico una política de privacidad?
Algunas organizaciones benéficas necesitan una política de privacidad, pero para otras puede no ser necesaria.
Si su organización benéfica cumple los requisitos legales de cualquier ley de privacidad de datos o si recopila muchos datos de particulares, debería tener uno publicado en su sitio web benéfico.
Incluso si no hay leyes aplicables a su organización benéfica, es mejor ser honesto sobre cómo su sitio web recopila y procesa la información personal de los visitantes presentándoles una política de privacidad básica.
Esto les permite tomar una decisión informada sobre si quieren seguir utilizando su sitio o no, lo que en última instancia genera confianza al mostrar a los usuarios que usted respeta su privacidad.
¿Qué debe incluir en la política de privacidad de su sitio web benéfico?
Aunque la información específica de la política de privacidad de su organización benéfica variará en función de las leyes que le afecten, he aquí un rápido resumen de las cláusulas más comunes.
Qué datos recopila
Todas las políticas de privacidad indican qué datos se recopilan, y la política de privacidad de su organización benéfica no es diferente.
Se trata de un requisito básico de la mayoría de las leyes sobre privacidad, incluidas la CPA y la CCPA.
Utilice una lista de viñetas o una tabla para comunicar de forma ordenada toda la información personal que utiliza su organización benéfica, que puede incluir detalles como:
- Nombres y apellidos
- Direcciones de correo electrónico
- Direcciones
- Información de pago
- Fechas de nacimiento
- Afiliaciones políticas o religiosas
Cómo se recopilan los datos
Leyes de privacidad como la CPA y la CCPA también obligan a las organizaciones a decir cómo se recopilan los datos personales, lo que podría incluir:
- Directamente del consumidor
- De terceras fuentes
- De las publicaciones en las redes sociales
- A través de la información pública disponible
- Mediante el uso de cookies u otros rastreadores de Internet
Su política debe enumerar claramente todas las formas en que su organización benéfica recopila información y recuerde incluir los actos presenciales, como subastas silenciosas, cenas y galas.
Por qué recopila datos
También debe explicar por qué su organización benéfica recopila datos personales en su política de privacidad.
En virtud de leyes como la rgpd, esto se conoce como su base jurídica.
Si una autoridad supervisora audita su organización benéfica, usted será responsable de demostrar que los datos se utilizan para los fines que usted incluyó en su política de privacidad.
Si vende o comparte datos
También conocida como cláusula de terceros, su política de privacidad debe explicar si su organización benéfica vende o comparte datos con terceros, tal y como exigen leyes como la CCPA.
Debe incluir una lista de las categorías de datos que comparte y las categorías de los terceros.
Si no comparte ni vende datos, esta cláusula debe decirlo claramente.
Cookies y otros rastreadores
La mayoría de los sitios web actuales utilizan cookies de Internet para funcionar y para recopilar y analizar información sobre la actividad de los usuarios. Los sitios web benéficos no son una excepción.
Si utiliza cookies u otros rastreadores, debe indicarlo en una cláusula de su política de privacidad.
Dependiendo de la legislación aplicable, es posible que también necesite una política de cookies independiente, a la que puede enlazar directamente en esta cláusula.
Información sobre los derechos de los consumidores
La política de privacidad de su organización benéfica debe explicar a los usuarios qué derechos tienen sobre su información personal y cómo pueden ejercerlos.
Esto lo exigen casi todas las leyes de privacidad, y si se le aplica más de una, considere la posibilidad de hacer cláusulas separadas para cada normativa específica, de modo que sea fácil para los consumidores saber qué información se aplica a su caso concreto.
Información de contacto de su organización benéficaa ayuda Termly rmación
Por último, debe incluir la información de contacto de su organización benéfica en su política de privacidad para que los usuarios puedan ponerse en contacto con usted si tienen preguntas o dudas.
Puede proporcionar a los usuarios una dirección de correo electrónico, una línea de teléfono activa y una dirección postal.
Elijas lo que elijas, asegúrate de que el canal de comunicación se supervisa adecuadamente y responde de verdad a las consultas.
Dónde mostrar la política de privacidad de su organización benéfica
La política de privacidad de su organización benéfica debe figurar en varios lugares de su sitio web, pero el objetivo principal es vincularla allí donde se recopilen datos, lo que puede incluir:
- Pie de página: Se trata de un lugar estático de su sitio web. Publicar aquí la política de privacidad garantiza que los usuarios puedan acceder a ella desde cualquier página.
- Formularios para donantes: Si recoges datos cuando aceptas donaciones, añade un enlace a tu política de privacidad para que la gente pueda verla y leerla antes de dar su información.
- Páginas de creación de cuentas: Estas páginas suelen recoger datos personales de los usuarios, así que añada aquí un enlace a su política de privacidad.
Cómo ayuda Termly
Para algunas organizaciones benéficas, tener una política de privacidad es una necesidad legal. Pero ser honesto con la gente acerca de cómo su organización benéfica utiliza su información personal es también lo correcto.
Asegúrese de que su sitio web está configurado con una política que mantiene a la gente debidamente informada y se alinea con cualquier ley aplicable mediante el uso de recursos como el Generador de política de privacidad de Termly.
Es una forma rápida y asequible de crear una política de privacidad para su organización benéfica con facilidad.
Escrito por Natasha Piirainen
Natasha Piirainen es una escritora especializada en privacidad con una licenciatura en Inglés y Filosofía por el Wheaton College y más de 10 años de experiencia profesional en el desarrollo de contenidos basados en la investigación.
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Revisado por Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP
Masha Komnenic es asesora jurídica y directora de Privacidad Global Termly, y se licenció en Derecho por la Universidad de Belgrado. Está especializada en la implementación, supervisión y auditoría del cumplimiento normativo de las empresas en materia de privacidad (HIPAA, PIPEDA, Directiva sobre privacidad electrónica, rgpd, CCPA, POPIA, LGPD).
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