Le organizzazioni di beneficenza svolgono un lavoro importante che spesso comporta la raccolta e l'elaborazione di dati, come l'organizzazione di elenchi di chiamate, la raccolta di e-mail per le newsletter o l'analisi del coinvolgimento degli utenti per determinare l'efficacia di eventi e campagne.
È importante comunicare il modo in cui la vostra organizzazione benefica utilizza i dati personali in un'informativa sulla privacy, in modo da allinearsi alle leggi sulla privacy applicabili e tenere adeguatamente informati i vostri potenziali clienti o donatori.
Di seguito, vi spiego come potete redigere un'informativa sulla privacy per le associazioni di beneficenza, quali sono gli elementi che dovrebbero essere contenuti in un'informativa, le leggi che potrebbero avere un impatto su di essa e altro ancora.
- Creazione di un'informativa sulla privacy per gli enti di beneficenza
- Cos'è un'informativa sulla privacy?
- Quali leggi sulla privacy riguardano gli enti di beneficenza?
- Il vostro sito web di beneficenza ha bisogno di un'informativa sulla privacy?
- Cosa includere nell'informativa sulla privacy del vostro sito web di beneficenza?
- Dove esporre l'informativa sulla privacy dell'ente di beneficenza
- Come Termly ci aiuta!
Creazione di un'informativa sulla privacy per gli enti di beneficenza
Per cominciare, vorrei illustrare brevemente alcuni modi in cui è possibile creare un'informativa sulla privacy per il vostro sito web di beneficenza.
Utilizzare un generatore di informativa sulla privacy
Uno dei modi più semplici per creare un'informativa sulla privacy personalizzata per gli enti di beneficenza è quello di utilizzare Termlygeneratore di informativa sulla privacy.
Il nostro generatore pone semplici domande sulla vostra organizzazione e sulle modalità di trattamento dei dati personali e crea una politica unica in base alle vostre risposte.
Lo aggiorniamo regolarmente per rimanere al passo con le nuove leggi sulla privacy dei dati in continua evoluzione e viene vagliato dal nostro team legale e da esperti di privacy dei dati.
È importante notare che alcuni enti di beneficenza possono essere soggetti a leggi aggiuntive che non si applicano alle imprese a scopo di lucro. Possono essere applicate anche normative specifiche del settore.
Per avere indicazioni sulla conformità legale, si consiglia di consultare un avvocato o un esperto di privacy.
Utilizzare un modello di informativa sulla privacy
Alcuni responsabili di organizzazioni caritative potrebbero preferire l'utilizzo del modello di informativa sulla privacy gratuito modello di informativa sulla privacy di Termly.
Richiede più lavoro rispetto al generatore, ma è comunque facile da usare e incredibilmente personalizzabile.
È sufficiente scaricare il modello, compilare manualmente le sezioni vuote con i dettagli relativi alla vostra Charity e modificare e rimuovere le parti che non si applicano a voi.
È inoltre possibile aggiungere o adattare qualsiasi lingua, se necessario.
Scrivete la vostra informativa sulla privacy
Potete anche scrivere la vostra informativa sulla privacy da soli, ma questo dovrebbe essere fatto solo se avete una forte comprensione delle leggi sulla privacy dei dati e molte conoscenze tecniche.
Se commettete un errore o tralasciate qualcosa, potreste mettere la vostra organizzazione di beneficenza a rischio di violazione delle leggi sulla privacy, con conseguenti multe significative.
Ricordate di utilizzare un linguaggio semplice, in modo che tutti gli utenti possano capire cosa stanno accettando.
Per maggiori informazioni, leggete la nostra guida su come scrivere un'informativa sulla privacy in nove semplici passi.
Cos'è un'informativa sulla privacy?
Un'informativa sulla privacy è un documento che informa le persone su quali dati personali la vostra azienda raccoglie, perché e come vengono utilizzati.
Questi documenti, obbligatori per legge, devono contenere informazioni specifiche, soprattutto se si rientra nelle leggi sulla privacy.
Sebbene le clausole specifiche da includere cambino a seconda delle leggi applicabili, la maggior parte delle informative sulla privacy include i seguenti dettagli:
- Quali dati personali raccogliete
- Perché raccogliete i dati personali
- Se condividete o vendete i dati a terzi
- Chi sono le terze parti
- Quali diritti hanno gli utenti sui loro dati personali
- Come gli utenti possono far valere i loro diritti sui propri dati
- Le informazioni di contatto della vostra azienda
Quali leggi sulla privacy riguardano gli enti di beneficenza?
Se la vostra organizzazione benefica è un'azienda a scopo di lucro, qualsiasi legge sulla privacy potrebbe avere un impatto su di essa. Se la vostra associazione non ha scopo di lucro, alcune leggi sulla privacy sono ancora applicabili, mentre altre ne sono esplicitamente esenti:
- Legge sulla privacy del Colorado (CPA): Il CPA si applica agli enti di beneficenza senza scopo di lucro che trattano i dati personali di più di 100.000 consumatori all'anno o che ricavano entrate dalla vendita dei dati di più di 25.000 consumatori.
- Legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA): In genere, il CCPA non si applica agli enti di beneficenza. Tuttavia, gli enti di beneficenza senza scopo di lucro possono essere interessati indirettamente se sono sotto contratto come responsabili del trattamento dei dati per conto di un responsabile del trattamento.
- Legge sulla protezione dei dati dei consumatori della Virginia (VCDPA): Il VCDPA esenta gli enti di beneficenza senza scopo di lucro. Tuttavia, gli enti di beneficenza che lavorano con aziende soggette a questa legge possono essere interessati, ad esempio, se hanno un contratto come incaricati del trattamento per conto di un responsabile del trattamento.
- Legge sulla privacy dei dati del Connecticut (CTDPA): Questa legge in genere non si applica agli enti di beneficenza, ma possono esserci delle eccezioni per specifici tipi di trattamento dei dati o per le partnership con enti a scopo di lucro.
- Oregon Consumer Privacy Act (OCPA): Il testo definitivo della legge e la sua applicabilità alle organizzazioni non profit possono variare, pertanto è necessario verificare eventuali eccezioni o soglie che potrebbero interessare le organizzazioni non profit.
- Utah Consumer Privacy Act (UCPA): Gli enti di beneficenza senza scopo di lucro sono esenti dall'UCPA. Tuttavia, come per le altre esenzioni, gli enti di beneficenza possono trovarsi di fronte a obblighi di privacy nell'ambito di contratti con aziende a scopo di lucro.
Le associazioni di beneficenza devono anche esaminare le normative specifiche del settore, ad esempio:
- Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) per il settore sanitario.
- Children's Online Privacy Protection Act (COPPA) per interagire con i bambini.
- Family Education Rights and Privacy Act (FERPA) per il settore dell'istruzione.
Il vostro sito web di beneficenza ha bisogno di un'informativa sulla privacy?
Alcune organizzazioni benefiche hanno bisogno di una politica sulla privacy, ma per altre potrebbe non essere necessaria.
Se il vostro ente di beneficenza soddisfa la soglia legale di qualsiasi legge sulla privacy dei dati o se raccogliete molti dati da individui, allora dovreste averne uno pubblicato sul vostro sito web di beneficenza.
Anche se la vostra associazione non è soggetta a leggi, è meglio essere onesti sul modo in cui il vostro sito web raccoglie ed elabora le informazioni personali dei visitatori, presentando loro un'informativa sulla privacy di base.
Ciò consente loro di scegliere con cognizione di causa se continuare a utilizzare il vostro sito o meno, e in ultima analisi di creare fiducia dimostrando agli utenti che siete rispettosi della loro privacy.
Cosa includere nell'informativa sulla privacy del vostro sito web di beneficenza?
Sebbene le informazioni specifiche contenute nell'informativa sulla privacy della vostra associazione varieranno in base alle leggi che vi riguardano, ecco un rapido riassunto delle clausole più comuni.
Quali dati raccogliere
Tutte le informative sulla privacy dicono quali dati vengono raccolti, e l'informativa sulla privacy della vostra associazione non è diversa.
Questo è un requisito fondamentale della maggior parte delle leggi sulla privacy, comprese la CPA e la CCPA.
Utilizzate un elenco puntato o una tabella per comunicare in modo ordinato tutte le informazioni personali utilizzate dalla vostra organizzazione di beneficenza, che possono includere dettagli quali:
- Nomi completi
- Indirizzi e-mail
- Indirizzi di casa
- Informazioni sul pagamento
- Date di nascita
- Affiliazioni politiche o religiose
Come si raccolgono i dati
Le leggi sulla privacy, come il CPA e il CCPA, obbligano inoltre le organizzazioni a indicare le modalità di raccolta dei dati personali, che potrebbero includere:
- Direttamente dal consumatore
- Da fonti terze
- Dai post sui social media
- Attraverso le informazioni disponibili al pubblico
- Attraverso l'uso di cookie o altri tracker internet
La vostra politica deve elencare chiaramente tutti i modi in cui la vostra organizzazione di beneficenza raccoglie informazioni e ricordate di includere eventi di persona come aste silenziose, cene e serate di gala.
Perché si raccolgono i dati
Nella vostra politica sulla privacy dovreste anche spiegare perché la vostra organizzazione raccoglie dati personali.
In base a leggi come il GDPR, questa è nota come base giuridica.
Se un'autorità di controllo verifica la vostra associazione, sarete tenuti a dimostrare che i dati vengono utilizzati per gli scopi indicati nella vostra politica sulla privacy.
Se vendete o condividete i dati
Chiamata anche clausola di terzi, la vostra politica sulla privacy deve spiegare se la vostra organizzazione benefica vende o condivide dati con terzi, come richiesto da leggi come la CCPA.
Dovrebbe includere un elenco delle categorie di dati che condividete e delle categorie di terzi.
Se non condividete o vendete i dati, questa clausola deve essere chiaramente indicata.
Cookie e altri tracciatori
La maggior parte dei siti web oggi utilizza i cookie per funzionare e per raccogliere e analizzare le informazioni sulle attività degli utenti. I siti web di beneficenza non fanno eccezione.
Se si utilizzano cookie o altri tracker, è necessario indicarlo in una clausola della propria informativa sulla privacy.
A seconda delle leggi in vigore, potrebbe essere necessaria anche un'informativa sui cookie separata, a cui si può fare riferimento direttamente in questa clausola.
Informazioni sui diritti dei consumatori
La politica sulla privacy della vostra associazione deve spiegare agli utenti quali diritti hanno sui loro dati personali e come possono esercitare tali diritti.
Questo è richiesto da quasi tutte le leggi sulla privacy e, se ne applicate più di una, prendete in considerazione la possibilità di creare clausole separate per ogni specifica normativa, in modo che sia facile per i consumatori sapere quali informazioni si applicano al loro caso specifico.
Le informazioni di contatto della vostra associazioneome aiuto Termly ! rmazione
Infine, nella vostra informativa sulla privacy dovreste includere le informazioni di contatto della vostra organizzazione benefica, in modo che le persone possano contattarvi in caso di domande o dubbi.
Potreste pensare di fornire alle persone un indirizzo e-mail funzionante, una linea telefonica attiva e un indirizzo postale.
Qualunque sia la vostra scelta, assicuratevi che il canale di comunicazione sia adeguatamente monitorato e rispondete sinceramente alle richieste.
Dove esporre l'informativa sulla privacy dell'ente di beneficenza
L'informativa sulla privacy del vostro ente di beneficenza dovrebbe essere pubblicata in diversi punti del vostro sito web, ma l'obiettivo principale è quello di collegarla a tutti i punti in cui avviene la raccolta dei dati, che possono essere i seguenti:
- Piè di pagina del sito web: Si tratta di un punto statico del vostro sito web. Pubblicando qui la vostra informativa sulla privacy, gli utenti potranno accedervi da qualsiasi pagina.
- Moduli per i donatori: Se raccogliete dati quando accettate donazioni, aggiungete un link alla vostra informativa sulla privacy in modo che le persone possano vederla e leggerla prima di fornire i loro dati.
- Pagine di creazione dell'account: Queste pagine spesso raccolgono dati personali dagli utenti, quindi aggiungete qui un link alla vostra informativa sulla privacy.
Come Termly ci aiuta!
Per alcune organizzazioni benefiche, avere una politica sulla privacy è una necessità legale. Ma essere onesti con le persone sul modo in cui la vostra associazione utilizza i loro dati personali è anche la cosa giusta da fare.
Assicuratevi che il vostro sito web sia impostato con una politica che tenga le persone adeguatamente informate e che sia in linea con qualsiasi legge applicabile, utilizzando risorse come il generatore di informativa sulla privacy di Termly.
È un modo rapido e conveniente per creare facilmente un'informativa sulla privacy per la vostra organizzazione benefica.
Scritto da Natasha Piirainen
Natasha Piirainen è una scrittrice specializzata in privacy con una laurea in inglese e filosofia conseguita presso il Wheaton College e oltre 10 anni di esperienza professionale nello sviluppo di contenuti basati sulla ricerca.
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Revisionato da Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP
Masha Komnenic è consulente legale e Direttore della Privacy Globale Termly, laureata in giurisprudenza presso l'Università di Belgrado. È specializzata nell'implementazione, nel monitoraggio e nella verifica della conformità aziendale alle normative sulla privacy (HIPAA, PIPEDA, Direttiva ePrivacy, GDPR, CCPA, POPIA, LGPD).
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